وضعیت ظاهری نشریه حائز اهمیت است، زیرا در نمایه‌سازی مجلات منظور می‌گردد و همچنین در جذب مخاطب و تاثیری که در انتقال پیام دارد، موثر است. برخی از مشخصه‌های ظاهری نشریه عبارتند از:
ب-1)قطع مجله:
از اصول مهمی که در قطع مجله باید رعایت شود عبارت است از:
الف: سهولت و راحتی برای در دست‌گرفتن ب: تناسب بین اندازه و محتوای مجله .
نگاهی به تاریخ مجله‌های ایران نشان می‌دهد که قطع مجله‌های عمومی معمولا بزرگتر از مجله‌های تخصصی بوده است.با توجه به مطالعات و تحقیقات انجام شده، قطع اغلب نشریات حوزوی، وزیری است. پیرو آئین‌نامه مجله علمی مدارس علمیه مصوب معاونت پژوهش، قطع‌ها و اندازه‌های زیر پیشنهاد می‌شود:
الف: قطع وزیری، با ابعاد 23/5 × 16/5
ب: قطع رحلی، با ابعاد 29 × 21
توجه: قطع رحلی به مجلاتی که علاوه بر مقالات از عکس، گزارش، طراحی گرافیکی و.... استفاده می‌کنند، توصیه می‌شود؛ در مقابل قطع پیشنهادی برای مجلاتی که فقط مقالات نویسندگان را ارایه می‌دهند،قطع وزیری است. قطع رحلی مربوط به مجلات درجه 2 و 3 می‌باشد و مجلات درجه یک فقط در قطع وزیری منتشر می‌گردد.
ب-2) نام نشریه:
نام نشریه باید متناسب با موضوع آن باشد. همچنین باید مشخص، چشمگیر و به آسانی قابل شناسایی و در عین حال جالب باشد. در صورتی که نام نشریه موضوع را به طور واضح مشخص نکند، باید در زیر آن با یک عبارت توضیح داده شود. برای مثال «حکمت» = مجله تخصصی فلسفه.
ــ نام مجله معمولا در بالای جلد چاپ می‌شود .
ــ عنوان مجله بهتر است طراحی شود تا اینکه حروف چینی باشد .
ب-3) طرح روی جلد و اطلاعات آن:
طرح روی جلد باید متناسب با موضوع نشریه باشد. چند عامل طرح روی جلد مجله را تعیین می‌کند:
الف) تخصصی یا عمومی بودن مجله.
ب) عوامل فرهنگی: طرح روی جلد با هدف جلب خواننده، متناسب با ارزش‌های مخاطب طراحی وانتخاب می‌شود.
ج) مخاطبان خاص: به عنوان مثال تصویرهای روی جلد مجله‌های کودکان با مجله ورزشی کاملا متفاوت است .
د) حوادث: دگرگونی‌های اقتصادی، سیاسی و اجتماعی نیز به صورت مقطعی بر روی جلد اثر می‌گذارد.
ــ روی جلد مجله باید در خور ومتناسب با محتوای مجله باشد ؛ در عین حال ضروری است که روی جلد توجه مخاطب را جلب کند و میل به ورق زدن و توجه به محتوا را در وی برانگیزد.
ــ تصویر شخصیت‌هایی که بر روی جلد به کار می‌رود، باید به گونه‌ای انتخاب شود که زاویه نگاه تصویر به درون مجله باشد.
ــ رابطه ترکیب تیتر و تصویر روی جلد رعایت شود. چنان نباشد که با همدیگر بیگانه باشند.
ــ عکس در بسیاری از موارد به خودی خود ارزش پیام رسانی دارد. در انتخاب عکس برای مجله چنداصل را بایدمورد توجه قرارداد:
الف) آیا عکس ارزش خبری داردومی‌تواند قدرت تجسم را در بیننده تقویت کند.
ب) آیا عکس ارزش هنری دارد. ج) آیا عکس اختصاصی است.
ــ نام مرکز یا موسسه علمی روی جلد، باید به طورکامل و صحیح نوشته شود.
ــ درج رتبه علمی- پژوهشی روی جلد، مستلزم صدور حکم کتبی از طرف کمیسیون نشریات معاونت پژوهش است.
ــ زمینه فعالیت تا قبل از احراز رتبه علمی- پژوهشی به صورت علمی- اطلاع رسانی درج شود.
ــ درج اطلاعات کتابشناسی شامل: شماره، دوره، سال، وضعیت نشر (ماهنامه، فصل نامه، دو فصل نامه) .
ــ درج فهرست مندرجات روی جلد و پشت جلد ضروری است که شامل:
عنوان کامل مقالات، نام نویسندگان و شماره صفحه مربوط درمجله است.
ــ فهرست مندرجات در پشت جلد به دو زبان انگلیسی یا عربی باشد.
ب-4)حروف زنی، صفحه‌بندی، گرافیک و چاپ
طراحی صفحه چند وظیفه اساسی را بر عهده دارد:
1-واطلاع‌رسانی و آگاهی دادن. 2- جلب توجه و سرگرم کننده.
نکات:
1: طراحی صفحه در واقع ترکیبی است که از تصویر، حروف، رنگ و... به وجود می‌آید.
2: در طراحی مجله (جز روی جلد ) باقی صفحه ها به صورت زوج هستند و بیننده همواره دو صفحه را با هم می بیند؛
و بنابراین هیچ صفحه‌ای بدون درنظرگرفتن صفحه مقابل خود نباید صفحه‌آرایی شود.
3: دو صفحه روبرو را می‌توان با عواملی مانند نوع حروف، تصویر پردازی، رنگ، فضای سفید، حروف چینی، کادر و ترکیبی از تمامی این عوامل به هم ربط داد.
4:کادر بندی صفحات رعایت شده و شکل‌ها، تصاویر و منحنی‌ها در اندازه مطلوب و در محل مناسب قرار گیرد. باید از گنجاندن جداول و تصاویر مربوط به یافته‌ها در میان مباحث یا سایر بخش‌های مجله اجتناب شود تا باعث هدر رفتن فضای خالی در صفحات نشود و حواشی خالی صفحه در حداقل اندازه ممکن در نظر گرفته شود.
5: کیفیت چاپ مجله باید مناسب باشد ؛به طوری که کلمات واضح و خوانا باشد و خواننده را در درک راحت وسریع مطالب دچار مشکل نکند .
6: درصفحه‌آرایی باید دقت شود که شروع هر مقاله از صفحه جدید وترجیحاً از صفحه فرد باشد.
7: باید از قلم‌های (فونت) مناسب در بخش‌های مختلف یک مقاله استفاده کرد و در سرتاسر مجله به همان صورت رعایت گردد. به عنوان مثال قلم مربوط به فهرست منابع و مراجع باید کوچک تر از متن مقاله باشد.
ب-5) رنگ
یکی از عناصر مهم در جلد مجله،رنگ است که عکس‌العمل‌های آنی را در مخاطب ایجاد می‌کند، تاثیر رنگ‌‌آمیزی جالب روی جلد، بیشتر از تیترهای هیجان‌انگیز است، زیرا رنگ آمیزی در زمانی کوتاه دیده می‌شود، در حالی که تیتر جالب را باید اول دید بعد خواند و درمرحله سوم آن را فهمید و درک کرد.
ــ بهترین رنگ‌ها برای روی جلد، رنگ‌های متقابل است.
ــ برای ایجاد یک فضای جالب که به راحتی خوانده شود از رنگ‌های هماهنگ استفاده می‌شود.
ــ رنگ حروف متن باید کاملا سیاه چاپ شود.
ــ استفاده از چاپ حروف رنگی بر روی متن تصویر دقیقا باید با توجه به رنگ اصلی تصویر متن صورت گیرد. به عنوان مثال: اگر رنگ در تصویر متن نارنجی است بهترین نوع رنگ حروف چاپ شده روی این تصویر رنگ آبی است.
ب-6) تیتر
تیتر باعث تمرکز خواننده بر روی موضوعی خاص می‌شود و می‌تواند با حروف و صفحه‌آرایی مناسب خواننده را جذب کند. تیتر در عین حال خواننده را به سرعت با موضوع مربوط می‌کند. کاربرد تیتر در مجله مانند تصویر پردازی است.
در مجله‌ها معمولا از تیترهای کوتاه استفاده می‌شود ؛در حقیقت یک تیتر ده حرفی در مجله کمی غیر عادی است.
ــ ا ندازه حروف تیتر باید به گونه ای باشد که توجه خواننده را به خود جلب کند.
ــ برای انتخاب اندازه تیتر با توجه به اهمیت مطلب یا خبر باید به نکات زیر توجه کرد:
1- پهنای تیتر
2- تعداد حروف تیتر و اندازه آنها در ستون ها و سطرها.
ب-7) سوتیتر
سوتیتر بعد از تیتر، دومین متنی است که توسط خواننده مطالعه می‌شود. سوتیتر به لحاظ حروف کوچک‌تر از تیتر ولی بزرگتر از متن اصلی است و وظیفه آن توسعه وتوضیح موضوع بعد از تیتر است.
